Sukses dengan Pareto: Prinsip 80 20

Efisiensi berarti melakukan hal-hal secara tepat, keefektifan adalah melakukan hal-hal yang tepat. -Peter Drucker

Beberapa konsultan strategi manajemen memberikan panduan untuk perusahaan-perusahaan meraih kesuksesan dengan memanfaatkan hukum Pareto: rasio 80/20 yang pada awalnya tampak tidak logis.

Rasio ini menggambarkan secara kasar bahwa mayoritas hasil (digambarkan sebagai 80 persen meski tidak selalu tepat segitu), didapatkan dari minoritas upaya (sekitar 20 persen) yang dilakukan. Rasio ini bisa juga berbentuk distribusi 80-10 atau 80-30. Intinya adalah sebagian besar akibat dihasilkan oleh sebagian kecil penyebab.

Hukum ini pada awalnya dikemukakan oleh seorang konsultan bisnis: Joseph M. Juran sebagai hukum Pareto setelah menemukan kisah seorang ekonom Itali, Vilfredo Pareto di tahun 1906 mengamati bahwa kira-kira 80 persen tanah di Itali dimiliki oleh sekitar 20 persen penduduk saja.

Memaksimalkan Produktivitas

Produktivitas bisa dirumuskan sebagai: nilai yang dihasilkan dibandingkan waktu dan sumber daya yang digunakan.

Maka untuk memaksimalkan produktivitas, kuncinya ada di efisiensi waktu atau efektivitas penggunaan sumber daya dan inovasi yang mampu meningkatkan nilai yang dihasilkan baik secara kuantitas maupun kualitasnya.

Contohnya; jika seorang pekerja ingin memaksimalkan produktivitasnya, maka yang dapat dia lakukan adalah sebagai berikut:

1. Optimalisasi waktu dan sumber daya.

Seorang karyawan yang produktif harus tahu sasaran-sasaran kinerjanya. Tugas-tugas yang menjadi sarana dalam pencapaian target utamanya harus dia prioritaskan.

Dengan menetapkan prioritas, seseorang menjadi lebih efektif dalam memfokuskan pekerjaannya. Penggunaan sumber daya yang efektif dan efisiensi waktu yang dihasilkan dari penetapan prioritas ini pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas.

Tanpa prioritas, seseorang bisa jadi melakukan banyak hal hingga tampak sibuk tapi sebenarnya tidak produktif. Sedangkan untuk hal-hal lain harus bisa didelegasikan kepada orang lain.

Jangan sampai malah kita mengerjakan pekerjaan yang bisa dikerjakan oleh orang lain. Hindari juga penundaan, rapat-rapat perencanaan yang berulang-ulang. Segerakan eksekusi!

Sumber daya yang ada juga perlu dihemat. Dalam hal ini, waktu juga bisa dibilang sebagai suatu sumber daya juga. Maka, optimalkan penggunaannya dengan memilih pemakaian sumber daya yang bermanfaat dan produktif.

Buanglah kegiatan-kegiatan yang sekiranya hanya membuang-buang waktu dan sumber daya. Misalnya: menggosip, makan siang atau merokok terlalu lama, dan sebagainya.

Tips tambahan: bangunlah lebih pagi agar menambah waktu dan mengurangi kemalasan.

2. Inovasi untuk peningkatan nilai yang dihasilkan.

Perbanyak volume yang bisa dihasilkan atau tambahkan fitur dan manfaat dari hasil yang diproduksi. Peningkatan nilai yang dihasilkan bisa berupa penambahan kuantitas dan kualitas dengan sumber daya yang terbatas.

Strategi berinovasi ini lebih baik dari hanya sekedar efisiensi belaka. Silahkan baca tulisan saya: inovasi vs efisiensi. Malah, ada inovasi yang bisa menambahkan jumlah sumber daya yang ada. Carilah tambahan sumber daya serta waktu untuk berproduksi.

Salah satu sarana untuk meningkatkan nilai yang dihasilkan dari penggunaan waktu dan sumber daya adalah: teknologi. Perusahaan harus memanfaatkan teknologi dan mengikuti perkembangannya jika ingin menang dari persaingan.

Selain teknologi, ilmu pengetahuan dan informasi menjadi sarana lain untuk peningkatan nilai produksi. Pertajamlah keahlian dan kompetensi dengan selalu belajar serta berlatih. Asahlah gergaji.

Perbaikan kualitas secara konsisten juga merupakan salah satu strategi untuk peningkatan nilai produksi. Taktiknya bisa berupa Kaizen, TQM (Total Quality Management), atau program continuous improvement lainnya.

Jika ada kualitas yang cacat atau kesalahan produksi harus bisa diantisipasi dengan cepat dan baik, karena hal ini bisa meruntuhkan nilai dari keseluruhan produksi. Misalnya pada kasus merek mobil yang di recall.

Maka, bisa disimpulkan bahwa untuk memaksimalkan produktivitas; kita harus memanfaatkan sumber daya secara efektif seoptimal mungkin dan berinovasi meningkatkan kuantitas serta kualitas nilai yang dihasilkan dalam proses bekerja atau berproduksi.

Sekilas formula ini terlihat sederhana, namun inilah kunci untuk keberlangsungan suatu usaha. Perusahaan yang produktif akan terus bertumbuh untuk menyerap permintan pasar dan bertahan untuk terus unggul dalam menghadapi persaingan. Ini adalah persoalan yang rumit, yang membutuhkan perhatian khusus dan mendetail.

Silahkan evaluasi produktivitas dengan mengidentifikasi faktor-faktor yang ada di dalam kedua aspek yang telah saya sebutkan di atas!

5 Tehnik Pencapaian Tujuan yang Efektif dan 5 Tehnik yang Tidak Efektif

Ada beragam tehnik yang diajarkan oleh banyak guru motivator untuk mencapai tujuan. Di jaman modern ini, kesuksesan diukur dari pencapaian tujuan kita. Kita memerlukan lebih dari sekedar otot yang yang bertenaga, ketajaman mata, dan refleks yang terlatih untuk mendapatkan sesuatu.

Kita perlu tehnik-tehnik khusus untuk mencapai sasaran-sasaran kita. Namun, manakah dari sekian banyak tehnik pencapaian tujuan yang efektif?

Seorang psikolog, Richard Wiseman (2010), melakukan penelitian dengan ribuan partisipan selama sekitar setahun, untuk mengetahui manakah dari sekian tehnik pencapaian tujuan yang memberikan hasil. Banyak dari partisipan yang gagal dan hanya sekitar 10 % saja yang sukses mencapai tujuannya.

Berikut adalah strategi pencapaian tujuan yang umum digunakan, namun kurang sukses memberikan hasil:

1. Memotivasi diri dengan meneladani orang lain yang sudah sukses.
2. Memikirkan konsekuensi negatif jika tidak mencapai tujuan.
3. Mencoba menekan pikiran negatif yang tidak membantu pencapaian tujuan.
4. Bergantung pada kekuatan kehendak/tekad dai dalam diri sendiri saja.
5. Membayangkan/berfantasi betapa hebatnya hidup setelah berhasil mencapai tujuan.

Ingat, daftar di atas adalah tehnik-tehnik yang sepertinya memang masuk akal namun ternyata kurang efektif. Pada riset yang sama, terdapat beberapa tehnik yang digunakan oleh orang-orang yang sukses mencapai tujuannya.

Tehnik-tehnik yang membawa keberhasilan tersebut adalah:

1. Membuat rencana pencapaian tujuan langkah demi langkah.

Pecahlah tujuan menjadi beberapa sasaran yang kongkrit, terukur dan terjadwal.

2. Memberitahukan orang lain tentang tujuan yang ingin dicapai.

Membuat deklarasi secara publik akan meningkatkan motivasi untuk mencapai tujuan dan menghindari perasaan malu.

3. Memikirkan hal-hal yang positif yang akan terjadi jika tujuan telah tercapai.

Namun hindari berfantasi/membayangkan rasa hebat/hebohnya. Boleh juga dikombinasikan dengan memikirkan konsekuensi negatif yang akan terjadi jika tujuan tidak tercapai (jangan berpikir terpisah, digabungkan dengan memikirkan kekontrasan antara pemikiran positif dan negatifnya).

4. Memberikan reward/imbalan sederhana jika mencapai kemajuan dalam proses pencapaian tujuan.

Imbalan yang kecil di setiap kemajuan dalam proses pencapaian tujuan akan mendorong lebih cepat untuk meraih kesuksesan yang besar.

5. Mencatat kemajuan dalam proses pencapaian tujuan tersebut.

Buatlah jurnal, grafik, atau penggambaran secara tertulis yang mengukur perkembangan yang terjadi selama proses pencapaian tujuan.

Inilah beberapa tehnik pencapaian tujuan yang teruji dan terbukti efektif. Tujuannya sendiri harus ditetapkan secara terfokus. Jangan membuat banyak tujuan dalam waktu yang sama. Juga, buatlah tujuan dalam jangka waktu yang tidak terlalu pendek.

Terakhir, buatlah tujuan yang menginspirasi, tidak terlalu spesifik, namun harus fleksibel serta cukup menantang. Kalau sudah dipecah menjadi beberapa sasaran yang terukur barulah boleh lebih detail, dengan jangka waktu yang pendek, dan realistis untuk dicapai.

Dan untuk mencapai tujuan, seseorang harus menggunakan beberapa perangkat mental seperti komitmen, disiplin-diri, segera memulai satu langkah pertama (Zeigarnik effect), memvisualisasikan prosesnya (bukan hasilnya), menghindari penundaan, fokus/konsentrasi yang kuat tidak terpecah dan terurai, dan membuat rencana antisipasi jika ada halangan-rintangan yang bisa muncul di dalam proses pencapaian tujuan tersebut.

Sampai jumpa di tulisan selanjutnya…